一文看懂！收单外包服务机构备案的常见问题

时间：2021-09-13人气：作者：互联网整理

自收单外包服务机构备案管理机制启动以来，目前已有超过1万家机构完成备案。日前，针对该备案工作常见问题，中国支付清算协会统一列出了解答：

一、工作背景与整体要求

（一）收单外包服务机构备案管理机制的工作背景是什么？

答：为加强收单外包服务市场规范管理，促进收单市场健康发展，经监管部门同意，中国支付清算协会组织会员单位建立了收单外包服务机构备案管理机制，对外包机构实行备案管理，组织收单外包机构加强行业自律管理。

（二）收单外包服务机构备案管理工作制度依据是什么？

答：为规范收单外包服务市场秩序，持续贯彻落实中国人民银行关于收单外包服务市场管理的相关工作要求，中国支付清算协会组织起草了《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》，经协会第三届理事会第二次会议审议通过，于2020年8月27日正式发布。

（三）收单外包服务机构应何时向协会申请备案？备案申请是否有截止期限？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》（中支协发〔2020〕119号）第七条，外包机构应在拟从事外包业务前或在从事外包业务起30个自然日内通过协会收单外包服务机构备案系统向协会直接提出备案申请。

协会将按照《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》相关要求，持续推进收单外包服务机构备案管理工作，及时受理外包机构提交的备案申请。协会暂不接受线下提交备案申请材料。

（四）收单外包服务机构的定义是什么？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》第三十五条规定，收单外包服务机构是指经市场监督管理机构或国家有权机关批准成立，接受收单机构委托，承办收单非核心业务并提供相应服务的企业等合法设立的机构。

收单非核心业务主要包括特约商户推荐、受理标识张贴、特约商户维护（包含特约商户培训、特约商户调单、特约商户回访等）、受理终端布放和维护（包含受理终端布放、受理终端维护、受理终端巡检、耗材配送等）、聚合支付技术服务等业务，具体定义详见《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》附则。

（五）发起备案申请的主体是收单机构还是外包机构？

答：中国境内的收单外包服务机构应通过中国支付清算协会收单外包服务机构备案系统主动提交备案申请。备案发起主体应为独立企业法人（外包机构总公司）。外包机构分支机构或分公司无须提交备案申请。

（六）外包机构备案的基本条件是什么？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》的第五条规定，申请备案的外包机构须同时符合以下条件：

（1）持有市场监督管理部门核准的营业执照等机构证照材料，机构名称、经营场地等应与机构证照资料一致；

（2）有良好的商业信誉，经营状况良好，无重大违法违规记录；

（3）机构和其法定代表人/负责人不在监管机构或协会认定的黑名单内；

（4）遵守监管规定和协会自律管理要求。

（七）聚合支付技术服务机构申请备案应符合什么条件？

答：除满足第七项解答的基本条件以外，申请备案业务类型包含“聚合支付技术服务”的外包机构，还应按照《个人金融信息保护技术规范》（JR/T 0171-2020）等相关要求，建立完善的客户信息安全管理制度和技术保障体系，从信息收集、存储、传输、使用、修改、删除、销毁等各环节制定相应的安全保护措施，采取有效技术手段防止信息泄露，相关业务系统应符合国家金融行业标准。

（八）协会审核外包机构备案申请需要多长时间？如何查询备案进度？

答:协会原则上于外包机构提交备案申请后20个工作日内完成审核。对于信息真实性、准确性难以判断需要人工辅助核查验证的，备案审核时间可适当延长，但最长不超过60个工作日。

外包机构可通过备案系统“进度中心-详情”查看审核进度。备案审核包含初审和复审两个环节，处于“审核中”、“异议中”状态时，机构不可修改备案申请信息。

（九）外包机构未通过备案有何影响？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》第三条规定，协会会员单位将收单业务进行外包的，应选择在协会规定期限内完成备案的外包机构进行合作。

对于未在协会规定期限内完成备案的外包机构，协会将视情况采取自律约束措施，包括但不限于降低收单外包服务机构评级等级，并敦促其已合作的收单机构在保证商户服务延续性前提下有序终止收单业务合作。

二、备案材料准备与提交

（十）外包机构备案申请具体流程包含哪些环节？

答：外包机构备案包含机构认证申请和备案申请两个环节。

（十一）外包机构备案认证和申请应提供哪些证明材料？

答：需要提供以下证明材料如下：

1.营业执照（副本）影印件（加盖公章），为提高系统自动审核的准确性，上传图片应当完整、清晰，不得遮盖关键信息；

2.法定代表人/负责人身份证影印件，法定代表人身份证姓名与营业执照法定代表人姓名保持一致；

3.《委托函》用于备案机构委托一名内部员工专门完成本机构备案全流程工作，不得委托外部人员代为备案。《委托函》应当填写有效期，超过有效期的《委托函》则失去效力，提交备案时应当重新出具。《委托函》模版可通过备案系统“备案须知-模板下载”栏位进行下载。

4.与合作收单机构签订的协议影印件；如备案时未正式开展合作，无法提供合作协议，应由有合作意向的收单机构出具《推荐函》，《推荐函》模版可通过备案系统“备案须知-模板下载”栏位进行下载。协议或者推荐函，需要在备案系统指定栏位提交，不可将合作协议当作推荐函上传，否则审核不予通过。

5.如申请备案机构已获得人民银行颁发的《支付业务许可证》，还应提供《支付业务许可证》的影印件。不得上传合作收单机构的《支付业务许可证》。

6.拟备案业务类型包含“聚合支付技术服务”的外包机构，还应填写、提交以下五份材料：

（1）客户信息安全管理制度影印件。中国支付清算协会不提供标准模版，由外包机构自主提交，但内容应包括收集、存储、传输、使用、修改、删除、销毁等各环节制定相应的安全保护措施。客户信息安全管理制度应提供公司正式文件（包含公司红头或者单位公章）的扫描件，仅提供word格式或者白头文件的材料不予通过。

（2）提供聚合支付相关业务系统符合国家金融行业标准的系统检测报告或认证证书。应提供银行卡检测中心等检测机构出具的银联收单外包服务商安全技术评估报告、银联标识产品企业资质认证办公室出具的银联收单外包服务商认证证书、公安部监制的信息系统安全等级保护备案证明二级（含）以上等其中一项证明材料。检测报告或认证证书显示公司名称应与备案申请机构名称一致；

（3）《聚合支付业务开展情况说明》，内容至少包含：一是是否已经开展聚合支付业务、如未开展的，下一步是否有计划安排；二是聚合支付业务处理系统名称或产品品牌并简要介绍；三是聚合支付业务支付信息转发流程介绍；四是所有合作开展支付交易指令转发或聚合支付业务合作的收单机构名称全称，相关合作收单机构信息应全量录入合作机构信息；五是聚合支付业务处理系统是否是检测认证报告所描述的系统或两者关系；六是本机构认为其他应当说明的内容。

（4）《承诺书》（可在备案系统的备案须知中下载模板）。

（5）申请“聚合支付业务”备案类型的机构，至少应录入2名合格高级管理人员信息。合格高级管理人员应具备大专及以上学历，具有从事经济、金融、会计、支付清算、法律、计算机、电子通信或信息安全等行业3年（含）以上工作经验，并熟悉收单业务的公司决策层。高管人员包括总经理、副总经理、业务负责人、财务负责人、技术负责人或实际履行上述职责的人员。

（十二）备案申请环节的“（拟）备案业务类型”、“（拟）服务对象”和“（拟）开展业务地域”等信息如何填写？

答：1.“（拟）备案业务类型”根据公司业务发展规划进行填写，至少要包含已开展合作的业务类型；

2.“（拟）服务对象”根据公司业务发展规划进行填写，可选填“非银行支付机构”、“商业银行”中的一项或两项，但至少要包含已实际开展合作的服务对象类型。

3.“（拟）开展业务地域”需覆盖实际业务开展地域，且应包含录入提交的合作关系中显示地域。但如果实际开展业务省份为3个或以下，备案地域不得选择“全国”。

（十三）外包机构备案申请是否必须提供推荐函？

答：已开展收单外包业务合作的备案机构，推荐函为非必填材料。

1.对于已开展收单外包服务的机构（与收单机构已签署了合作协议）可在填写收单机构合作信息模块上传合作协议即可，无需提供推荐函（备案系统推荐材料栏信息无须填写）；

2.对于未开展但计划开展收单外包服务的机构，在没有与合作收单机构签署协议的情况下，必须提供推荐函；

3.合作收单机构信息和推荐函，在备案系统指定栏位提交，不可将合作协议当作推荐函上传，否则审核时会被退回。

（十四）外包机构应如何选择收单外包业务备案类型？

答：外包机构可结合本单位实际情况选择以下一种或多种业务类型进行备案；已经开展的业务类型，在备案时必须选择。具体备案类型如下：

1.特约商户推荐；

2.受理标识张贴；

3.特约商户维护；

4.受理终端布放和维护；

5.聚合支付技术服务。

（十五）系统安全检测报告或认证证书如何进行申请？

答：外包机构申请“聚合支付技术服务”业务类型备案时，需提供聚合支付业务系统符合国家金融行业标准的系统检测报告或认证证书。相关材料申请方式如下：

外包机构可通过中国银联申请由中国金融认证中心、银行卡检测中心等检测认证机构出具的银联收单外包服务商安全技术评估报告、由中国银联标识产品企业资质认证办公室出具的银联标识产品企业资质认证证书，或通过公安机关申请公安部监制的信息系统安全等级保护备案证明二级（含）及以上等证明材料。

（十六）合作机构信息如何填写？合作协议如何上传？

答：在备案申请环节的“总分支机构和合作收单机构信息”栏位，应准确填写总公司及分公司的全量合作收单机构信息并上传合作协议。

如果是纸质协议，对包含双方公司主体的合同首页、尾页加盖公章后上传，首页需要体现合作方名称，尾页需要加盖合作方公章；如果是微信、支付宝等服务商电子协议，则应全文打印加盖公章拼接成一张图片上传。

（十七）备案材料的格式要求是什么？

答：证明材料格式要求如下:

1.营业执照（副本）或相应证明材料影印件

要求：彩色扫描件或数码照片。请优先提供企业法人营业执照（副本）、社团法人登记证书（副本）、事业单位法人证书（副本）或组织机构代码证（副本）等证明文件。上传的证件资料需确保完整，文字、图片、证件号码清晰可辨；拍摄的目标需填充整个画幅且正面朝上，有效像素长宽最小值大于1080px，图片大小不超过2M；

2.法定代表人/负责人身份证影印件

要求：彩色扫描件或数码照片。法定代表人证件正、反面须分别上传。上传的证件资料需确保完整，文字、图片、证件号码清晰可辨；拍摄的目标需填充整个画幅且正面朝上，有效像素长宽最小值大于720px，图片大小不超过2M；

3.与合作收单机构签订的协议影印件（申请备案时尚未开展收单外包业务的机构应提供境内合作收单机构或清算机构《推荐函》）

（1）电子协议

要求：请据实上传合作协议彩色扫描件或数码照片，电子协议全文扫描成一张图片（请打印后于协议首页右上角加盖外包机构公章后进行上传），图片大小不超过2M；

（2）纸质协议扫描件

要求：上传协议首页和末页即可。协议首页包含合作双方名称、末页应包含合作双方公章。

上传的证明材料需确保完整，文字、证件号码清晰可辨；拍摄的目标需填充整个画幅且正面朝上，有效像素长宽最小值大于1080px，图片大小不超过2M；公章需端正、清晰，不能与文字部分重叠。

4.申请备案业务类型包含“聚合支付技术服务”的外包机构还应提供客户信息安全管理制度影印件（加盖单位公章），与系统安全、信息安全有关的检测报告或认证证书、《承诺书》、《聚合支付业务开展情况说明》；文件应打包压缩成一个文件压缩包，压缩包大小不超过2M。

（十八）备案信息中的“创新产品与服务介绍”应如何填写？

答：外包机构可在此栏填写本公司聚合支付或对外营销的品牌名称，可按照外包机构实际情况选择和描述，可在描述框里填写500字以内的公司服务或产品简介。

（十九）拟备案业务类型里“其他”应如何填写？

答：拟备案业务类型里“其他”选项是作为备选选项，除特殊情况外，建议不选择“其他”，否则可能会因业务类型描述不准确导致备案申请审核不通过。

（二十）备案申请提交后，若需对提交信息进行修改或增加新的备案信息，应如何处理？

答：对于审核中、异议中的备案申请，无法修改或增加。只有待初审、复审结束后，处于公示通过或申请驳回状态后才能进行修改或增加。

特别说明：建议外包机构在正式提交备案信息前，先保存录入信息，检查确认无误后再提交，尽量一次性通过。若审核失败被驳回，需要根据审核驳回的原因进行针对行的修改，然后再提交申请进行审核，会影响审核时效。

（二十一）备案公示后，若需要修改或增加备案信息，应如何操作？

答：外包机构可通过备案系统里的“备案信息变更”进行修改，待协会审核通过后实现变更。协会对“备案信息变更”的审核要点和流程与“备案申请”一致。

（二十二）对协会的备案审核结果有异议，应如何处理？

答：外包机构对协会不予备案、取消备案决定有异议的，应自收到协会决定之日起5个工作日内向协会提出陈述和申辩意见，并提供相关证明材料。陈述和申辩的事实、理由成立的，协会应予以采纳；陈述和申辩的事实、理由不成立或未在限定期限内提出异议的，协会维持原决定，通过系统提示或短信通知等方式告知外包机构，并通过网站公示取消外包机构备案决定。

外包机构通过备案系统“备案异议申请”功能发起异议申请时，可依次选择“备案阶段—待发起异议的申请”，并提交异议说明和相应的资质证明材料。

三、备案系统操作

（二十三）如何进行备案信息的填报？

答：可下载《收单外包服务机构备案系统操作手册》，根据手册的指引进行信息填报与备案申请提交。《操作手册》的下载路径：备案系统右上角“备案须知-模板下载”。

（二十四）备案认证对注册用户名是否有要求？

答：用户名原则上没有要求，机构自主填写即可，可填写拟备案机构的公司全称，若公司名称过长，可填写公司简称。

（二十五）外包机构在收单外包机构备案系统完成注册后，忘记了账号密码应如何处理？

答：外包机构可通过点击登录页面的【忘记密码】按钮，发送短信验证码至注册手机号、重置密码后再登录。

（二十六）获取动态验证码显示“不能发送验证码”，应当如何处理？

答：验证码发送的规则是每隔1分钟可发送一条新的验证码短信，每条短信的有效期为五分钟，新的验证码发送成功后，旧的验证码也同步失效。如遇到“不能发送验证码”的提示信息，等待1分钟后即可继续点击发送验证码。

（二十七）备案认证提交后，审核通过的时间是多久？

答：备案认证是系统自动审核，一般情况下系统会立即审核并给出审核结果，若被系统推送至人工审核或者外包机构发起了异议申请，一般5-7个工作日内会有通过或不予通过的审核意见，如不予通过，可根据审核意见修正信息后重新提交。

（二十八）备案认证申请提交超过3次，则无法再次申请，该如何处理？

答：系统设置了提交次数，防止误操作或恶意操作，若出现提交次数超限可发起异议申请。

（二十九）备案认证显示审核通过，但在备案公示系统里查不到备案结果，该如何处理？

答：外包机构备案包含备案认证和备案申请两个环节，备案认证通过后才能发起备案申请，只有备案认证和备案申请均审核通过，并完成公示后，才能在系统公示中查询到。

（三十）备案认证点击提交按钮显示“此机构已备案”但公示查不到，是什么原因？

答：若显示该机构已备案，外包机构可内部核实是否已备案。备案系统规则设置同一机构仅允许备案申请提交一次，多个用户提交同一家机构备案信息将被驳回。若内部核实无法确定，可通过备案系统【公告通知】中预留联系方式联系协会工作人员查询核实。

（三十一）外包机构注册用户或备案通过后，如外包备案工作人员岗位发生调整，应如何移交外包机构管理员权限？

答：外包机构管理权限移交操作流程如下：

1.新的管理员须通过【新用户注册】完成账号注册；

2.现管理员前往“用户管理”页面，点击【新增】，填写新管理员账户的手机号等信息，完成新增用户操作；

3.现管理员返回“用户管理”页面，点击【编辑】，修改新增的用户为“管理员”；

4.点击【提交】，现管理员将变为普通用户，新添加的用户将变为管理员。只有管理员才可以访问该机构的“用户管理”页面。

（三十二）外包机构备案申请被驳回，应如何重新提交申请？

答：若外包机构备案申请被驳回（需初审+复审均驳回，若初审被驳回，需要等待复审驳回），可通过备案系统中的“备案申请”功能，根据驳回原因有针对性地修改相应信息后再次提交。

为提高审核通过率，外包机构在提交备案信息前，建议先保存录入信息，认真检查确认无误后再提交，尽量一次性通过。

四、备案完成后的公示、信息变更流程

（三十三）如何查询备案成功的信息？

通过备案审核的外包机构将在备案系统中生成唯一识别号，协会将通过备案系统推送备案回执，同时在官网进行信息公示，接受社会公众查询和监督。

（三十四）备案回执在哪里下载？

答：外包备案人员登录系统后，在备案进度查询中心，点击“详情”下载备案回执。

（三十五）外包机构备案审核通过后，所公示的信息包含哪些内容？

答:协会可通过官网和相关系统对本单位全部或部分信息进行公示和共享，接受社会公众查询和监督。

其中，社会公众可查询机构公示信息包含公司名称、统一社会信用代码、法定代表人（负责人）、业务类型、业务地域、服务对象、是否具有收单资质、注册地、注册资本、实缴货币注册资本、机构成立时间、机构官网、评级等级等内容；除上述信息外，已加入协会的收单机构可通过收单外包服务机构登记及风险信息共享系统查询到高级管理人员信息、备案专员联系方式、财务指标信息、分支机构及员工数量等详细信息。

（三十六）外包机构备案的有效期为多久？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》第十五条规定，外包机构备案有效期为2年。

已备案的外包机构须在有效期届满前至少提前90个自然日重新提交备案申请。协会将按规定开展审核，对于审核通过的机构予以公示。

如果外包机构打算再次提交备案申请的日期距有效期届满不足90个自然日，则需提供相关说明材料，经协会审核通过后，可继续提交重新备案申请。

（三十七）外包机构重大事项的报告内容有哪些？

答：已备案的外包机构发生以下重大事项的，应当在10个工作日内通过系统向协会报告:

1.外包机构的名称、高级管理人员发生变更;

2.外包机构的控股股东、实际控制人或者执行事务合伙人发生变更;

3.外包机构分立或者合并;

4.外包机构或高级管理人员存在重大违法违规行为;

5.依法解散、被依法撤销或者被依法宣告破产;

6.协会要求报告的其他重大事项。

（三十八）外包机构如何主动取消备案？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》第二十三条规定，已备案的外包机构可自愿向协会递交取消备案申请，协会原则上应于20个工作日内完成审核，审核通过后，将在协会网站公示取消备案信息。

（三十九）外包机构什么情况下会被协会强制取消机构备案？

答：根据《收单外包服务机构备案管理办法（试行）》第二十四条规定，已备案的外包机构出现以下情形的，协会将取消其备案，并在协会网站进行通报，涉嫌违规且情节严重的，移交中国人民银行等相关监管机构处理。

1.违反法律法规受到刑法处罚的；

2.因违规经营外包业务受到监管机构行政处罚的；

3.被纳入协会收单外包机构黑名单的；

4.被协会认定违规经营外包业务，且情节特别严重的；

5.拒不配合协会现场或非现场检查的；

6.申请备案文件有虚假记载、误导性陈述或隐瞒重大事实的；

7.外包机构发生《办法》第18条所述重大事项或重要信息发生变更后90个自然日内未向协会报告的。

8.备案有效期届满前未重新提出备案申请的；

9.失联超过90个自然日以上的。失联是指协会工作人员通过外包机构预留的联系方式不能与外包机构取得联系，或在外包机构登记的营业地址不能找到该机构；

10.协会认为应当取消备案的其他情形。

（四十）外包机构取消备案后，是否可以重新提交备案申请？

答：被协会按照规定取消备案的外包机构或其法定代表人，2年内再次申请备案或重新注册企业后申请备案开展收单外包业务的，协会将不予备案。

（四十一）如何通过备案系统向合作收单机构报送商户信息？

答：外包机构备案流程通过后，可通过备案系统向开展“特约商户推荐”合作的收单机构报送特约商户信息。机构点击【备案系统—特约商户信息报送】，选择对应的合作收单机构，按系统提示录入“特约商户推荐”信息。如果在选取“合作收单机构名称”时系统显示为“空”，该情况通常是外包机构在备案环节录入与该收单机构的业务合作内容时未选择“特约商户推荐”业务类型。

当出现上述商户信息报送不成功的情况时，外包机构可通过发起“备案信息变更修改”，修改与相应收单机构的业务合作类型，勾选“特约商户推荐”后提交系统审核，系统审核通过后，重新点击【特约商户信息报送】录入“特约商户推荐”信息时，合作收单机构名称可通过下拉框进行勾选。

五、其他问题

（四十二）因OCR识别原因未通过系统审核，经申报人确认填报的备案信息以及证件资料均无误，应如何处理？

答：可能是照片不够清晰导致系统无法识别，或者填写时出现错误。如果确认无误，外包机构可通过备案系统提请异议，并说明相关信息及证明材料经核验无误，申请协会进行异议审核。协会收到异议申请，将尽快予以审核。

（四十三）备案申请提交后，提示“组织机构代码中心没有返回结果【推送人工审核原因】”应如何处理？

答：备案系统会自动连接外部数据源对外包机构提交的统一社会信用代码/组织机构代码进行验证，若发现组织机构代码数据库未查到相关信息，会出现此提示。外包机构再次核实报送的统一社会信用代码/组织机构代码是否正确，若确认无误，可提交备案异议申请。

（四十四）备案申请提交后，提示“登记系统外包机构合作信息没有返回结果”或“登记系统外包机构合作信息数据不存在【推送人工审核】”，应如何处理？

答：出现该提示，表示外包机构合作的收单机构（银行或非银行支付机构）没有在中国支付清算协会的“银行卡收单外包服务机构登记及风险信息共享系统”中登记与该外包机构的合作关系。根据《中国人民银行关于加强银行卡收单业务外包管理的通知》（银发〔2015〕199号)文件要求，收单机构需要将合作外包机构的相关信息在该系统中进行登记。

对此，外包机构应该与备案信息中登记的合作收单机构联系，请合作收单机构通过协会收单外包机构登记及风险信息共享系统登记合作关系，登记完成后，外包机构再提交备案申请，系统会自动审核通过。

若外包机构、收单机构确认已在上述系统中已完成登记，但依然出现上述提示，外包机构可发起异议申请，协会工作人员会按规定及时处理。

（四十五）备案申请提交后，提示“合作收单机构信息不全面,备案数量:0-登记数量:2【失败原因】”等情况，应如何处理？

答：出现该提示，表示外包机构在备案系统中提交的合作收单机构信息与相关收单机构在协会“收单外包服务机构登记及风险信息共享系统”中登记的信息不一致，需外包机构再次确认是否已在备案系统里全量录入合作收单机构。若外包机构确认已全量录入合作机构但仍被系统驳回，可发起异议申请，耐心等待人工审核结果。

（四十六）备案申请提交后，提示“备案信息不完整，实际业务与拟备案业务类型不符”或“备案地域范围小于实际业务开展地域范围【审核失败】”，应如何处理？

答：外包机构需核实拟备案业务类型是否涵盖在“合作收单机构信息”栏位中填报的业务类型，拟备案地域范围是否涵盖在“合作收单机构信息”栏位填报的实际开展地域。如确认无误，可通过系统发起异议申请。

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